長崎県、AvePointのクラウド管理運用ツールを導入[ニュース]
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長崎県は、AvePoint Japan株式会社が提供するMicrosoft 365の運用支援ツール「AvePoint Cloud Governance」を導入した。これによって人事異動対応において発生していた業務工数が削減され、組織間コミュニケーションやガバナンスの強化にも効果があった。
背景
長崎県庁では2021年より、組織におけるコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを導入している。コミュニケーションの活発化による成果があった一方で、チームが無秩序に増えたり、作成されたまま放置されたりといった問題も生じていた。また、人事異動が行われるたびに、手動でメンテナンスが必要なことから、その準備に多くの時間が費やされる。操作には専門的な技術が必要で、担当できる職員が限られることも問題だった。
これらの問題を解決するべく、チーム管理機能を備えた支援ツールである「AvePoint Cloud Governance」が導入された。
導入による成果
「AvePoint Cloud Governance」の導入後、人事異動時におけるチームメンバーの調整が自動で可能になり、これまで1週間を要していた準備期間が削減された。また、使われていないチームのアーカイブや削除が行われ、チーム運用がセキュリティを保ちながら行えるようになった。さらに2023年7月には、チーム申請・棚卸しの機能が庁内でリリースされ、監査ログの保持期間が延びたほか、組織のガバナンス強化につながっている。
長崎市では今後、人事異動に関するさらなる仕組化・自動化を進める予定だ。
（執筆：デジタル行政 編集部）